专业档案关系人民群众切身利益、关系经济社会发展，具有重要凭证作用和查考价值，是国家档案资源的重要组成部分。随着“互联网+政务服务”的深入发展和人工智能大模型的广泛应用，专业档案迅速向电子形态转型。无论是社保、医保、婚姻登记等民生类专业档案，还是市场经营主体登记、商标、测绘档案等都在推行“无纸化”管理，专业电子档案向数字智能全面转型。深入研究数智时代专业电子档案工作，对于规范电子档案管理，推进档案数字资源开发利用，更好服务国家治理体系和治理能力现代化具有重要现实意义。
专业档案是电子档案管理的探路者
1. 专业电子档案数字化起步早
形成专业档案的各行业信息化建设普遍起步较早。业务系统和办公内网、外网逐步级联对接，电脑录入替代手写，纸质传递转为系统传输，在提升工作效率的同时形成了大量专业电子档案，呈现出数字化程度高、电子档案数量快速增长的特点。
2. 专业电子档案系统依赖度高
电子文件形成、传输、归档以及电子档案的保管、利用等高度依赖业务系统。通过系统建设运行，实现业务办理全流程无纸化，为专业电子档案标准化、规范化管理奠定坚实基础。以社保、医保档案为例，2021年以来社保系统积极推行社保无纸化经办和社保电子档案单套管理，通过规范统一各险种业务归档范围、流转凭证和经办实务用表，基本实现全险种无纸化覆盖。医保档案方面，医保实时结算业务已覆盖全国90%的地区，基本实现了医保信息数据化和医保工作全流程电子化，医保电子档案为更加贴心便民的就医服务保驾护航。
展开剩余83%3. 专业电子档案利用服务效果好
专业电子档案的共享互认实现了业务跨地域、跨层级联动审核和协同办理，极大方便了企业和群众。2025年8月，北京市西城区人社局推出档案预审电子化审核服务，以数字赋能流程再造，聚焦参保企业群众送审档案耗时费力问题，通过简化程序、优化服务，各单位只需在审核平台上传电子档案，即可完成退休审批等事项全程网上办理，开启从“线下跑腿”到“线上办结”的数字化新阶段。
可以说，专业档案走在电子档案先行先试的最前沿。专业电子档案形成早、数量大、应用广泛，在档案“收、管、存、用”的各环节、各方面为电子档案管理提供了重要的实践参照。在大家对电子文件归档、电子档案管理还处于模糊认识阶段时，电子发票及其电子化归档已提供了具象化的应用场景。认真研究分析专业电子档案工作所反映的特征规律、难点问题等是深化理论研究、推动档案工作数字化转型发展的必然要求。
专业电子档案管理的实践探索
专业电子档案是在业务流程中形成的电子文件经系统自动归档后生成的，具有传统纸质档案无可比拟的先天优势。纸质档案的查询利用服务被系统的查询调用功能承担，专业电子档案可以“无感”发挥作用。业务系统下的电子档案管理与纸质档案管理存在着明显差异性。一方面，纸质状态下较为清晰的档案“收、管、存、用”，在电子状态下变得更为模糊；另一方面，业务系统高效便捷的服务大大降低了对电子文件归档和电子档案管理的紧迫性需求，让人误以为“档案可有可无”。而事实上，随着现代信息技术的迭代升级，电子档案管理系统的不稳定性和系统间衔接的兼容性问题凸显。随着专业电子文件的快速累积，业务系统常常存在因超过承载负荷而难以长期安全存储的隐患。因此，确保电子文件转为电子档案是业务系统流程再造的必要环节，也是行业主管部门加强电子政务全生命周期安全管理不可推卸的责任。在实际工作中，专业电子档案仍存在不少难题亟待破解。
1. 身份界定之困
业务系统中的电子档案大量以数据、资料、信息等方式存在，在系统中承担着各项服务功能，它们是数据？是文件？还是档案？是系统提供了查询功能？还是档案发挥的利用作用？不少地方难以明确界定区分。此外，还存在档案部门与信息部门责任不清的情况。有的单位（部门）分别设有档案部门和信息部门，档案部门不参与业务系统的文件数据管理，只负责管理离线存储的电子档案；信息部门将业务系统中的文件作为数据管理，以数据服务代替档案服务，不愿将电子文件转为电子档案。
2. 法律效力之困
新修订的《中华人民共和国档案法》明确，与传统载体档案具有同等效力的电子档案，应当符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求。为保证电子档案的法律效力，在开展电子档案真实性、完整性、可用性与安全性检测工作中，关于加密技术传输、异地异质备份和不同网络环境下安全保障体系建设等技术难题还有待解决。部分外源性纸质档案嵌入业务系统的情况进一步增加了电子档案检测的复杂性。在工作中，有的单位（部门）对专业电子档案不了解、不放心，对于专业电子档案能不能作为档案留存心存疑虑，在专业电子文件归档时还要再打印一套纸质存档，却几乎不调用纸质档案；有的仅根据业务流程办理的实际需要建设业务系统，而未考虑归档模块功能开发或档案管理系统并入的兼容问题。
3. 管理技术之困
电子档案管理系统与业务系统在技术规范、数据格式和存储结构等方面存在差异，业务系统主要负责业务工作的有效开展和高效运行，而电子档案管理系统侧重电子档案的真实完整和安全存储。随着统一政务服务平台建设逐步打通各业务系统认证和办理环节，大量电子文件和海量数据的汇集，进一步加剧了专业电子档案的归档成本和难度。
在档案人才方面，专业电子档案因其专业性、行业性特点要求迫切需要“专业+档案+信息”的高水平复合型人才支撑，但现行培养体系缺乏跨学科整合，导致人才供给与业务需求出现脱节，在档案理论研究、标准制定、国际交流、高水平修复、利用开发等档案领域，高层次、领军型人才不足，一定程度上削弱了行业的专业话语权和竞争力。
专业电子档案作为档案管理服务的新方式、新载体，在跨地区、跨层级业务工作中发挥了基础性、支撑性作用，切实解决了传统专业档案工作的难点问题，提升了专业档案服务的数字化、智能化水平。一是解决了档案库房胀库隐忧。专业档案种类繁多、数量较大，纸质档案对专业档案库房安全存储条件提出更高要求，而电子档案能够有效缓解这一难题。二是解决了专业档案管理成本难题。纸质档案管理需要在档案整理、编目、装盒、排架以及安全保障等环节投入大量人力物力，但仍难以满足日益增长的便捷查档需求，电子档案在节约管理成本、提高工作效率的同时可以相对不受时空的限制。三是解决了档案安全备份难题。纸质档案的备份成本较高，引入电子档案作为异质多套备份，有力保障了专业档案的安全。四是解决了专业档案移交进馆难题。专业档案在服务促进经济社会发展方面具有重要现实意义，但由于数量大、利用度高，部分国家综合档案馆接收进馆存在较多困难，电子档案能够较好地解决这个问题。
当前，新一代信息技术的创新应用正深刻改变着传统档案管理的工作理念和方式，专业电子档案的实践探索进一步坚定了未来专业档案的发展方向，为深入推进电子档案单套制管理提供了可复制参考的示范案例。
推动数智时代专业电子档案创新发展
1. 以制度化管理规范推动构建档案协同配合机制
档案主管部门应当主动顺应电子档案发展趋势，与行业主管部门持续整合发力，在坚持统筹规划、问题导向和服务创新的基础上，构建符合发展特点的专业档案协同配合机制。各行业主管部门要认真研究专业电子档案的形成规律特点和要素环节，准确界定其内涵外延，从行业管理统筹、标准体系建设、资源保障机制等方面加快制修订相关专业电子档案管理办法。要重视专业电子档案标准化工作，实行统一的清单化、规范化和动态化管理，推进电子档案管理系统与业务系统兼容对接，并根据工作实际及时调整更新，确保各类专业档案应归尽归。专业档案馆作为聚焦特定领域的档案管理机构，有效解决了因专业档案数量激增，社会利用频繁而综合档案馆又不胜容纳的矛盾，为行业发展、社会治理和民生服务发挥了重要作用，各地可根据实际情况依托专业档案馆做好重要专业电子档案的安全保管工作。
2. 以信息化技术创新筑牢专业电子档案安全防线
3. 以集成化系统应用提升专业电子档案服务效能
电子档案归集的核心任务是利用与服务。专业电子档案工作要改变“以部门为中心”的工作模式，探索建立以系统集成模式展开。通过整体流程精简优化和高频档案需求精准对接，打破行业数据壁垒，依托应用平台搭建档案主管部门和行业主管部门间系统集成共享服务新模式，拓展丰富应用场景，为公众提供“一站式”全流程在线服务新体验，推动档案资源从“存起来”到“用起来”。2024年，北京市市场监督管理局建设完成“北京市市场监督管理局档案信息综合管理系统”，集成“纸质档案数字化管理”“全程电子化在线归档”“实体档案综合管理”“电子档案综合管理”“电子档案查询利用”五大功能模块，形成覆盖档案“收、管、存、用”全生命周期的管理体系。通过集成化系统向公检法机关、公证机构、仲裁机构、司法鉴定机构、经营主体、破产管理人、律师等多类查询群体提供不同网络环境下的精准查询服务，满足各类用户的档案利用需求，档案正迎着数智化浪潮展现出更大的时代价值和独特力量。
作者单位：国家档案局
文章来源：《中国档案》2025年第12期
审核：王 莉
编辑：张 越
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